ИИ Чеклисты

Чек-лист: Подготовка документов к передаче в архив

Этот пошаговый план поможет правильно провести экспертизу ценности, оформить дела по стандартам делопроизводства и составить описи для долгосрочного хранения документов в любой организации.

1. Экспертиза ценности и отбор документов

[ ] Проверить сроки хранения документов согласно номенклатуре дел и действующему законодательству.

[ ] Разделить документы на три группы: постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет).

[ ] Выделить документы с истекшим сроком хранения для последующего уничтожения.

[ ] Проверить наличие подписей, печатей и дат на всех оригиналах.

[ ] Убедиться, что в дела не попали черновики, лишние экземпляры или личные пометки.

[ ] Извлечь все металлические скрепки, скобы и булавки (они могут заржаветь и испортить бумагу).

2. Техническая подготовка и оформление дел

[ ] Сформировать дела толщиной не более 4 см (обычно до 250 листов).

[ ] Сложить листы формата А3 или больше до формата А4, чтобы они не выступали за края папки.

[ ] Прошить документы на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплести их.

[ ] Проверить, что текст в местах прошивки остается читаемым и доступным для копирования.

[ ] Удалить из папок пластиковые файлы (мультифоры), так как пластик вреден для долгого хранения бумаги.

3. Нумерация листов и внутренняя опись

[ ] Пронумеровать все листы в деле (кроме листов внутренней описи и заверителя) простым карандашом в правом верхнем углу.

[ ] Использовать арабские цифры, не задевая текст документа.

[ ] Составить внутреннюю опись для дел с особо ценными документами (приказы, личные дела).

[ ] Включить в опись порядковые номера документов, их индексы, даты и заголовки.

[ ] Оформить в конце каждого дела лист-заверитель, где цифрами и прописью указано количество листов.

4. Оформление обложки дела

[ ] Указать полное и сокращенное (в скобках) наименование организации и структурного подразделения.

[ ] Перенести заголовок дела из номенклатуры (он должен четко отражать содержание).

[ ] Проставить крайние даты — даты самого раннего и самого позднего документа в папке.

[ ] Указать срок хранения дела в соответствии с законодательными перечнями.

[ ] Оставить место для архивного шифра (номера фонда, описи и дела), который присвоит архивариус.

5. Составление итоговой описи и передача

[ ] Подготовить годовой раздел описи дел (отдельно для документов постоянного и временного хранения).

[ ] Описать каждое дело: заголовок, даты, количество листов.

[ ] Присвоить каждому делу порядковый номер согласно описи.

[ ] Составить акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек, и передать их на утилизацию.

[ ] Оформить акт приема-передачи дел между ответственным сотрудником и архивом организации.

[ ] Проверить наличие всех подписей в актах и описях со стороны сдающей и принимающей стороны.

Хотите создать собственный чек-лист и доверить его выполнение передовой модели ИИ для бизнеса? Попробуйте Kom anda.ai

Перейдите этой по ссылке и наберите в текстовом поле следующие слова: "Сделай чек-лист для этого: (и далее просто впишите тему, для которой нужно сделать чек-лист)". Попробуйте прямо сейчас, не откладывая в долгий ящик.

Сделано с ❤️ в Komanda.ai

2026-01-27 05:28 Работа с документами