ИИ Чеклисты

Чек-лист: Аудит текущего документооборота

Этот инструмент поможет выявить пробелы в архивах, найти потерянные оригиналы документов и синхронизировать бумажную базу с электронной для полной юридической безопасности вашей компании.
1. Сверка реестров и информационных систем
[ ] Сопоставить список активных контрагентов в учетной системе (1С, CRM) с фактическим наличием папок в архиве.
[ ] Проверить наличие прикрепленных скан-копий для каждой записи в системе электронного документооборота (ЭДО).
[ ] Выявить расхождения между датами и номерами документов в системе и на физических носителях.
[ ] Проверить полноту «комплектов» (наличие связки: договор — приложение — акт/накладная — счет-фактура).
[ ] Убедиться, что в базе отсутствуют дублирующие карточки на один и тот же документ.
2. Контроль физического наличия оригиналов
[ ] Провести сплошную проверку папок на наличие документов с «живыми» синими печатями и подписями.
[ ] Выделить документы, представленные только в виде копий, сканов или факсовых распечаток.
[ ] Проверить наличие всех листов в многостраничных контрактах и наличие подписей на местах сшивки.
[ ] Проконтролировать возврат документов, которые выдавались сотрудникам «на руки» под отчет.
[ ] Проверить состояние читаемости документов (не выцвели ли чеки и термобумага, нет ли механических повреждений).
3. Проверка юридической значимости и полноты данных
[ ] Сверить актуальность реквизитов сторон на момент подписания (наименование, ИНН, адреса, полномочия подписантов).
[ ] Проверить наличие всех дополнительных соглашений, на которые есть ссылки в основных текстах договоров.
[ ] Проконтролировать наличие доверенностей или приказов на право подписи для лиц, действующих не на основании устава.
[ ] Сверить нумерацию актов и счетов-фактур на предмет пропусков в хронологической последовательности.
[ ] Убедиться, что на документах проставлены все необходимые штампы о регистрации (входящий/исходящий номер).
4. Идентификация и восстановление пробелов
[ ] Сформировать единый реестр (missing-list) недостающих оригиналов с указанием ответственных менеджеров.
[ ] Организовать рассылку запросов контрагентам на предоставление дубликатов или подписание актов сверки.
[ ] Отметить документы, которые невозможно восстановить, для оценки юридических и налоговых рисков.
[ ] Зафиксировать крайние сроки получения недостающих бумаг и назначить контрольные даты проверки.
[ ] Проверить наличие оригиналов учредительных документов и лицензий, срок действия которых еще не истек.
5. Оценка регламентов хранения и доступа
[ ] Проверить соблюдение правил регистрации корреспонденции в бумажных или электронных журналах.
[ ] Оценить систему разграничения прав доступа к электронному архиву и физическому хранилищу.
[ ] Проверить наличие актуального графика передачи документов из отделов в общий архив компании.
[ ] Провести тестовый поиск произвольного документа (норматив: нахождение оригинала не должно превышать 5 минут).
[ ] Убедиться в наличии описей для каждой папки или коробки, находящейся на длительном хранении.
Хотите создать собственный чек-лист и доверить его выполнение передовой модели ИИ для бизнеса? Попробуйте Komanda.ai

Перейдите этой по ссылке и наберите в текстовом поле следующие слова: "Сделай чек-лист для этого: (и далее просто впишите тему, для которой нужно сделать чек-лист)". Попробуйте прямо сейчас, не откладывая в долгий ящик.

Сделано с ❤️ в Komanda.ai
2026-01-27 05:32 Работа с документами