Практическое руководство по подготовке легитимных внутренних распоряжений с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016, процедур согласования и правил ознакомления персонала.
1. Соответствие реквизитов стандарту (ГОСТ)
[ ] Указано полное и сокращенное (при наличии) наименование организации в соответствии с уставом.
[ ] Проставлен вид документа заглавными буквами (ПРИКАЗ).
[ ] Оставлено место для даты и регистрационного номера (заполняются в момент подписания).
[ ] Указано место составления или издания документа (город).
[ ] Сформулирован заголовок к тексту, отвечающий на вопрос “О чем?” (например, “О совершенствовании системы…”).
[ ] Использован стандартный шрифт (рекомендуемый размер 12-14) и соблюдены поля (левое не менее 20-30 мм для подшивки).
2. Структура и содержание текста
[ ] Текст разделен на две части: констатирующую (преамбула) и распорядительную.
[ ] В преамбуле указано основание (нормативный акт) или причина издания приказа (цели и задачи).
[ ] Распорядительная часть начинается со слова “ПРИКАЗЫВАЮ” на отдельной строке.
[ ] Пункты распорядительной части содержат конкретное действие, исполнителя (в Дательном падеже) и срок исполнения.
[ ] Исполнители указаны в виде должностей и фамилий с инициалами.
[ ] Последним пунктом назначен ответственный за контроль исполнения приказа (либо фраза “Контроль за исполнением оставляю за собой”).
3. Согласование документа (визирование)
[ ] Сформирован перечень лиц, с которыми необходимо согласовать проект (юрист, главный бухгалтер, руководители профильных отделов).
[ ] Подготовлен лист согласования (визирования) или выделено место на оборотной стороне последнего листа.
[ ] Виза включает должность, подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
[ ] Все замечания согласующих лиц отработаны или приложены в письменном виде к проекту.
[ ] Проверено отсутствие противоречий с ранее изданными локальными актами компании.
4. Подписание и легитимность
[ ] Должность подписанта в блоке “Подпись” соответствует штатному расписанию.
[ ] Проверено право подписи: подписывает гендиректор или лицо, действующее по доверенности (с указанием реквизитов доверенности).
[ ] Если приказ подписывается ЭЦП, соблюдены регламенты системы электронного документооборота.
[ ] Расшифровка подписи содержит инициалы перед фамилией (И.И. Иванов).
5. Регистрация документа
[ ] Приказ зарегистрирован в соответствующем журнале (реестре) приказов по основной деятельности.
[ ] Дата на документе совпадает с датой регистрации.
[ ] Присвоенный номер соответствует принятой в компании системе индексации.
[ ] Оригинал документа передан на хранение ответственному лицу (секретарю или в канцелярию).
6. Ознакомление сотрудников
[ ] Подготовлен лист (лист-бегунок) ознакомления со списком всех упомянутых в приказе лиц.
[ ] Предусмотрена графа для даты ознакомления и личной подписи сотрудника.
[ ] Для дистанционных сотрудников организовано ознакомление через КЭДО или иные согласованные каналы связи.
[ ] В тексте приказа указан срок, в течение которого сотрудники должны быть ознакомлены с документом.
7. Работа с приложениями
[ ] Все документы, на которые есть ссылки в тексте, оформлены как приложения.
[ ] На первом листе приложения в правом верхнем углу сделана отметка “Приложение № к приказу от… №…”.
[ ] Сведения в приложениях (цифры, даты, фамилии) полностью совпадают с текстом основного приказа.
Хотите создать собственный чек-лист и доверить его выполнение передовой модели ИИ для бизнеса? Попробуйте Komanda.ai
Перейдите этой по ссылке и наберите в текстовом поле следующие слова: "Сделай чек-лист для этого: (и далее просто впишите тему, для которой нужно сделать чек-лист)". Попробуйте прямо сейчас, не откладывая в долгий ящик.
Сделано с ❤️ в Komanda.ai