Системный подход к возврату долгов и контролю оплат, который поможет сохранить ликвидность бизнеса, наладить экологичную коммуникацию с контрагентами и исключить кассовые разрывы.
1. Профилактика и входной контроль
[ ] Проверка благонадежности контрагента перед заключением договора (выписки, арбитражные дела).
[ ] Фиксация четких сроков и условий оплаты в договоре (аванс, постоплата, пени).
[ ] Определение кредитного лимита для каждого клиента — максимальной суммы долга.
[ ] Проверка корректности реквизитов и контактных данных лиц, ответственных за оплату.
[ ] Назначение менеджера, персонально ответственного за сбор денег по каждой сделке.
2. Мониторинг и сегментация долгов
[ ] Формирование реестра дебиторской задолженности (Aging Report) по срокам просрочки.
[ ] Сегментация должников: «стратегические партнеры», «забывчивые», «проблемные».
[ ] Создание календаря ожидаемых поступлений на основе плановых дат оплат.
[ ] Еженедельный аудит остатков по счетам 62 и 76 для выявления зависших сумм.
[ ] Контроль наличия подписанных актов и накладных по каждой открытой задолженности.
3. Система мягких напоминаний (Soft Collection)
[ ] Отправка дружелюбного письма-напоминания за 2-3 дня до наступления даты платежа.
[ ] Автоматическая рассылка счета и актов сверки в день плановой оплаты.
[ ] Телефонный звонок-подтверждение получения счета и уточнение статуса платежа.
[ ] Использование мессенджеров для оперативного напоминания об оплате мелких счетов.
[ ] Выражение благодарности за своевременные платежи для укрепления лояльности.
4. Активная работа с просрочкой
[ ] Немедленное уведомление клиента о факте просрочки в первый же день задержки.
[ ] Выяснение причин неплатежа: техническая ошибка, отсутствие денег или недовольство продуктом.
[ ] Согласование и фиксация графика реструктуризации долга (если клиент не может платить сразу).
[ ] Приостановка отгрузок товаров или оказания услуг до момента погашения старого долга.
[ ] Проведение личных встреч с руководством компании-должника для решения вопроса.
5. Претензионная и юридическая стадия
[ ] Направление официального акта сверки с требованием подписать его в течение 3 дней.
[ ] Подготовка и отправка досудебной претензии с расчетом пеней и штрафов.
[ ] Сбор полного пакета доказательств для суда (договоры, УПД, переписка).
[ ] Оценка целесообразности передачи долга коллекторскому агентству или продажи по цессии.
[ ] Подача искового заявления в арбитражный суд при отсутствии реакции на претензию.
6. Учет и административный контроль
[ ] Регулярное подписание двусторонних актов сверок (не реже одного раза в квартал).
[ ] Настройка автоматических уведомлений в CRM/ERP о достижении критического уровня долга.
[ ] Анализ эффективности работы менеджеров по сбору дебиторки (KPI по возврату средств).
[ ] Своевременное списание безнадежных долгов для корректного налогового учета.
[ ] Разработка системы бонусов для клиентов за раннюю оплату (скидки, доп. сервис).
Хотите создать собственный чек-лист и доверить его выполнение передовой модели ИИ для бизнеса? Попробуйте Komanda.ai
Перейдите этой по ссылке и наберите в текстовом поле следующие слова: "Сделай чек-лист для этого: (и далее просто впишите тему, для которой нужно сделать чек-лист)". Попробуйте прямо сейчас, не откладывая в долгий ящик.
Сделано с ❤️ в Komanda.ai