Пошаговый план организации документооборота, который обеспечит достоверность бухгалтерского учета, правильное начисление налогов и беспроблемное прохождение проверок.
1. Организация документооборота входящих документов
[ ] Своевременное получение оригиналов счетов, актов и накладных от всех поставщиков.
[ ] Проверка наличия всех обязательных реквизитов в полученных документах (ИНН, КПП, номер, дата, подписи).
[ ] Контроль соответствия сумм в документах банковским платежам и кассовым ордерам.
[ ] Проверка корректности указания номенклатуры товаров/услуг и единиц измерения.
[ ] Маркировка документов датой поступления и подписью ответственного за приемку.
2. Электронный документооборот (ЭДО)
[ ] Настройка обмена документами через оператора ЭДО со всеми ключевыми контрагентами.
[ ] Контроль статуса отправки и подписания документов в системе ЭДО.
[ ] Проверка наличия машиночитаемых доверенностей (МЧД) у контрагентов.
[ ] Сохранение электронных подписей и сертификатов на всех документах.
[ ] Ежедневный мониторинг входящих документов в личном кабинете ЭДО-оператора.
3. Исходящие документы (продажа услуг и товаров)
[ ] Своевременная выставка счетов-фактур с правильным указанием ставки НДС.
[ ] Подготовка актов выполненных работ/услуг с приложением технического задания и отчетов.
[ ] Оформление товарных накладных (ТОРГ-12) с указанием характеристик товаров.
[ ] Передача комплекта документов (счет-фактура, ТОРГ-12, акт) клиенту в течение 3 дней.
[ ] Контроль возврата подписанных документов от клиента в установленные сроки.
4. Сверки и взаиморасчеты
[ ] Ежемесячная сверка с ключевыми поставщиками и покупателями по состоянию расчетов.
[ ] Подготовка актов сверок с подписями обеих сторон и приложением выписок банка.
[ ] Контроль наличия авансовых счетов-фактур и их правильного вычета НДС.
[ ] Проверка расчетов по агентским и комиссионным договорам отдельно от основных операций.
[ ] Фиксация всех претензий и зачетов в актах сверок с приложением подтверждающих документов.
5. Архивация и хранение документов
[ ] Организация нумерации и индексации всех первичных документов по месяцам и контрагентам.
[ ] Создание электронного архива с поиском по номеру, дате и контрагенту.
[ ] Проверка сохранности оригиналов за последние 5 лет (срок исковой давности).
[ ] Настройка системы доступа к архиву с обязательным логированием действий.
[ ] Ежегодное тестирование резервных копий архива и облачного хранения.
6. Контроль за авансовыми и специальными операциями
[ ] Ведение реестра полученных авансов с привязкой к соответствующим счетам-фактурам.
[ ] Оформление счетов-фактур на авансы в день поступления денежных средств.
[ ] Проверка операций по экспорту (с нулевой ставкой НДС) на наличие валютных документов.
[ ] Документальное подтверждение расходов на представительские цели (протоколы, счета).
[ ] Оформление документов по командировкам (авансовые отчеты, чеки, билеты).
7. Автоматизация и внутренняя отчетность
[ ] Настройка автоматического импорта документов из банка и ЭДО в бухгалтерскую программу.
[ ] Создание дашбордов по состоянию документооборота (просроченные документы, подписи).
[ ] Еженедельный отчет руководителю о состоянии первички и взаиморасчетов.
[ ] Проверка корректности формирования проводок по всем документам.
[ ] Контроль соответствия данных первички показателям управленческой отчетности.
Хотите создать собственный чек-лист и доверить его выполнение передовой модели ИИ для бизнеса? Попробуйте Komanda.ai
Перейдите этой по ссылке и наберите в текстовом поле следующие слова: "Сделай чек-лист для этого: (и далее просто впишите тему, для которой нужно сделать чек-лист)". Попробуйте прямо сейчас, не откладывая в долгий ящик.
Сделано с ❤️ в Komanda.ai